El pasado 17 de marzo se presentó la Memoria de Actividades (2016) de la Sección de Gestión del Patrimonio Documental, cuya sede es el Archivo de la Administración (edificio SuperSer). A modo de resumen se presentan algunos datos más relevantes:
Las consultas se han cuadruplicado en los últimos 10 años de servicio. En 2016 se tramitaron 7.258 consultas lo que significa 6 consultas / hora de trabajo. Hay que destacar que detrás de cada consulta hay, por lo general, un/a ciudadano/a que necesita información. De ahí nuestro leitmotiv: ATENDER A LA CIUDADANIA.
Al hablar de consultas externas se piensa normalmente en el investigador que accede a los archivos. En nuestro caso es la ciudadanía, en su condición de persona interesada, la que solicita mayor número de consultas.
En aquellos casos en los que la solicitud de consulta se tramita desde la oficina de gestión, en un 59% lo hace una mujer, mientras que si el interesado viene directamente a consultar al Archivo en un 78% es un hombre
Sin duda la imagen digital ha suplantado a la fotocopia en el proceso de reprografía y entrega de copias a los usuarios internos y externos. En 5 años el número de imágenes digitales ha pasado de 2.522 a 61.596, siendo hoy día una de las actividades principales del Archivo.
La gráfica de consultas por funciones de la administración es clara en la demanda de documentación. Así por orden de solicitudes ganan: Industria, Gestión Tributaria, Vivienda, Obras Públicas, Protección del Medio Ambiente, y resto
La mejora de descripciones optimiza las búsquedas y aumenta las consultas. Pero también se usa el proceso contrario, se trabaja la mejora de descripciones en aquella documentación susceptible de tener mucha demanda de consultas. El año pasado se catalogaron 23.000 expedientes.
Una buena atención al cliente es sin duda el mejor argumento para convencer de la eficacia de nuestro servicio. Así las unidades que más consultas solicitan, son también las que más documentación envían al Archivo. En 2016 se recibieron 9.513 cajas y en total tenemos custodiadas 272.537 unidades.
La documentación custodiada tiene un efecto administrativo, garantiza los derechos y deberes de los ciudadanos y de la administración. Además, estudiamos los procedimientos para detectar aquellos que tienen interés para la investigación científica, cultural o histórica y nos comprometemos a conservarlos para siempre.
Eliminar para conservar. O lo que es lo mismo, quitar lo que no sirve para ocuparnos de lo que sirve. Con garantía de confidencialidad. En los últimos 10 años se han eliminado 116.000 cajas de archivo, para poder acoger mas documentación activa.
Archivo Abierto permite la consulta web de la documentación de acceso libre. Este año se hemos priorizado el proyecto Salón Cinema, pero también se han subido los Mapas de Masa de Cultivo procedentes de Riqueza Territorial.
Recibir, conservar y servir los documentos electrónicos. El archivo digital un proyecto en marcha.
